ルールを設け、徹底して実践する［「仕組み」整理術］＋デスク公開
『「仕事の効率化」を目的とした実践的な整理術』という言葉に惹かれて、泉 正人著 「仕組み」整理術を読んだ。
読むスピードが遅く一冊あたり10日はかかることが多いが、今回は一週間かからず読み切ることができた。
【目次】
- PART1 なぜ、整理が必要なのか?
- PART2 書類&机まわりの整理
- PART3 PC&メールの整理
- PART4 頭の整理
- PART5 時間の整理
今回は「PART2 書類&机まわりの整理」について書いていきたい。
「仕組み」とは
「仕組み」とは、「誰が、いつ、何度やっても同じように成果が出せるシステム」のことをいいます。
・才能や意志の強さ
・学歴や性別
・記憶力
こういったものに頼らず、最小限の労力で最大限の成果を得るための方法、それが「仕組み」です。
以前にも書いたが、余程のことがない限り職場は誰かひとりが欠けてもまわる場所だと思っている。
そうあるためには仕組みが必要。
少なくとも、自分が急に休んで生じる問題が最小限で済むように、辞めることになっても引継ぎも荷物の整理も最小限で済むように。
これがいまの職場でのテーマのひとつでもある。
なぜ整理整頓が必要なのか
「きれいなほうが気持ちいいから」
これはあくまでわたし個人の価値観であって、説得力のない理由だ。
PART2の「ものの場所を記憶することはムダ」という項目にこう書かれている。
たまに、机の上がぐちゃぐちゃでも、「もののある位置は覚えているから、整理しなくていい」という人もいますが、組織で仕事をする上では、その情報をみんなで共有しなければいけません。自分だけのルールでものや情報を補完していますから、その人が万が一いなくなった場合、他の人が見つけ出すことが困難になってしまうのです。
よく言われる、「探してる時間が無駄」という言葉。
別の言い方をすると「探してる自分以外の誰かの貴重な時間を無駄にさせてしまっている」ということなのだ。
と、会社の先輩に言ってやりたい。ほんとにデスクもその周りも汚すぎる。
元散らかし癖のデスク公開
元散らかし癖のわたしでもできた、散らからず、尚且つどこになにがあるか、誰にでもわかる仕組みデスク。
全体像
紆余曲折を経てやっと落ち着いたデスク。
メインで使っているのは右のwindows7。
左のMacはほとんど使用しないので、わざとこの置き方。
以前は普通に正面を向くように置いていたのだけれど、電話の取りやすさを優先した結果、使うときだけ見やすい位置に移動させている。
デスク上のファイルボックスはふたつ。
右のファイルボックスにデザイン関係の雑誌などの資料、左は仕様書などの書類と分けている。
クリアファイルにも引き出しにも入らない大きい書類はファイルボックスとパソコンの間に。
手帳もここ。
adobeラヴ。
書類はクリアファイルで管理。
マスキングテープで背表紙をつけている。
普段あまり使わないが残している書類は左から、進行形のものは右から入れるようにしている。
引き出し
上段正面
特に仕切りで整理してるわけではないけれど、置く場所を決めている。
場所が決まってるからすぐに手にとれるし、ないものがすぐにわかる。
電卓もメモも机のうえのほうが便利なのはわかってるけど、散らかるのが嫌なので帰るときに必ず定位置へ戻している。
iphoneの充電コードはダブルクリップでひとまとめ。見た目がなんとなくかわいい。
付箋を入れてるのは家で不要と判断されたおろし金の受け皿。
上段
USB、MOなどのデータ類
中段
- クリアファイルに入りきらない進行形の書類や原稿
- 箱ティッシュ
- 私物
引き出しのなかにティッシュしまったら机の上が一気にすっきり。
下段
冊子ものの原稿。
あとは自分がデザインした印刷物を1、2部保管してる。
わたしが決めた4つの仕組み
- 置き場所を決める
- 置き場所以外の場所には絶対に置かない
- デスク以外に自分のものを置かない
- 判断をなるべく先延ばしにしない。不要と判断したものはすぐ捨てる
当たり前のことだらけだけれど、この数ヶ月守ってるルール。
ルールを設け、徹底して実践する。
そしてときどき、ルールを疑う。
ルールを疑った結果
誰にでもわかるって書いたけれど、進行形の書類を置く場所が多すぎる…見直しが必要。
